Od 1 lutego zaczyna działać Krajowy System e-Faktur (KSeF). Choć temat jest znany od dawna, w ostatnich tygodniach wywołał lawinę pytań, niepokojów i mitów. W Poranku z Radiem Warszawa ekspertka księgowości Beata Małowiecka – właścicielka Biura Rachunkowego – wyjaśniała, czym w praktyce jest KSeF, kogo obejmie w pierwszej kolejności i na co szczególnie powinni uważać przedsiębiorcy.
Czym jest KSeF i co się faktycznie zmienia
Jak podkreśla ekspertka, same przepisy ustawy o VAT zasadniczo się nie zmieniają. Zmienia się natomiast sposób obiegu faktur. Do tej pory przedsiębiorca wystawiał fakturę w programie księgowym, Excelu czy systemie fakturowym i wysyłał ją bezpośrednio do kontrahenta. Teraz pierwszym odbiorcą faktury będzie Krajowy System e-Faktur.
Faktura trafia najpierw do KSeF, otrzymuje numer i kod QR, a dopiero potem kontrahent może ją pobrać z systemu. Oznacza to, że relacja „firma–klient” zostaje zastąpiona modelem, w którym państwowy system staje się pośrednikiem w obiegu dokumentów.
Co widzi administracja skarbowa
Jedną z największych zmian jest fakt, że wszystkie faktury będą widoczne dla Ministerstwa Finansów w czasie rzeczywistym. Do tej pory urząd poznawał dane finansowe przedsiębiorcy dopiero po zakończeniu miesiąca – wraz z wysyłką JPK VAT. Teraz administracja skarbowa będzie miała wgląd w bieżący obrót, koszty i strukturę zakupów, zanim jeszcze księgowa zamknie miesiąc.
System umożliwia analizę nie tylko kwot, ale także tego, co dokładnie zostało kupione, od kogo i w jaki sposób opłacone. To rodzi zarówno pytania o prywatność, jak i o zakres kontroli.
Najczęstsze obawy przedsiębiorców
Zdaniem Beaty Małowieckiej największym problemem nie jest sam system, lecz brak zrozumienia, jak będzie działał. Przedsiębiorcy obawiają się przede wszystkim:
- nadmiernej inwigilacji i dostępu urzędników do szczegółowych danych,
- możliwości wycieku informacji lub ataków hakerskich,
- automatycznej analizy danych przez systemy informatyczne i sztuczną inteligencję,
- szybkiego „profilowania” podatników na podstawie ich zakupów i sprzedaży.
Ministerstwo Finansów zapewnia, że dostęp do danych będzie ograniczony do konkretnych osób i sytuacji kontrolnych, jednak – jak zauważa ekspertka – te deklaracje nie uspokajają wszystkich podatników.
Kogo obejmie KSeF od 1 lutego
Od 1 lutego obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy firm, które w poprzednim roku przekroczyły 200 mln zł obrotu. Są to m.in. operatorzy telekomunikacyjni, dostawcy energii, gazu czy paliw.
To oznacza, że wielu przedsiębiorców – nawet małych – już od lutego będzie musiało odbierać faktury wyłącznie przez KSeF, np. za telefon, prąd czy paliwo. Nie dotyczy to tylko klasycznych firm, ale także:
- stowarzyszeń,
- kół gospodyń wiejskich,
- rolników ryczałtowych,
- parafii i innych kościelnych osób prawnych.
Choć część podmiotów jest czasowo zwolniona z obowiązku wystawiania faktur w KSeF, nie są one zwolnione z obowiązku ich odbierania.
Logowanie i uprawnienia – kluczowy moment
Od 1 lutego logowanie do systemu odbywa się przez podpis elektroniczny – dotychczasowy ePUAP nie będzie już wykorzystywany. Pierwsza osoba logująca się w imieniu danej organizacji musi nadać sobie pełne uprawnienia: do przeglądania, odbioru i wystawiania faktur.
To bardzo istotne, ponieważ błędne lub niepełne uprawnienia mogą sprawić, że użytkownik „jest w systemie”, ale nie widzi dokumentów. Właściciel firmy powinien nadać sobie pełny dostęp, a dopiero później – świadomie – przydzielać ograniczone role pracownikom lub biuru rachunkowemu.
Przerwa techniczna i KSeF 2.0
System przechodził zaplanowaną przerwę techniczną, co wywołało falę komentarzy, że „KSeF jeszcze nie ruszył, a już nie działa”. Jak podkreśla ekspertka – była to zaplanowana przerwa, a od 1 lutego system rusza w wersji docelowej, tzw. KSeF 2.0.
Ważne ostrzeżenie dotyczy testowania systemu: od lutego każda wystawiona faktura – nawet testowa – wywołuje skutki podatkowe. Nie ma już „środowiska próbnego”, dlatego nieostrożne testy mogą skutkować koniecznością zapłaty VAT.
Paliwa i paragony z NIP
Dużo zamieszania dotyczy stacji paliw. W okresie przejściowym – od 1 lutego do 1 kwietnia – część stacji nadal będzie wystawiać paragony z NIP do 450 zł, a nie faktury w KSeF. Dotyczy to głównie stacji działających w modelu franczyzowym lub objętych przepisami przejściowymi.
Przedsiębiorcy muszą więc zachować szczególną czujność przy rozliczaniu paliwa i sprawdzać, w jakiej formie dokument sprzedaży został wystawiony.
Początek dużej zmiany
KSeF to jedna z największych reform systemu podatkowego ostatnich lat. Choć od 1 lutego obejmuje tylko część firm, już teraz wpływa na codzienne funkcjonowanie tysięcy przedsiębiorców, organizacji i instytucji.
Jak zapowiedziała ekspertka, do tematu warto wracać na bieżąco – zwłaszcza gdy system zacznie działać „na żywym organizmie”. Kolejne tygodnie pokażą, jak teoria przekłada się na praktykę.
Tekst: Grzegorz Kozłowski
Źródło zdjęcia głównego: gremicdn
